Datenschutzerklärung

Stand 26. Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Telefon: +49 89 8006100
E-Mail: beratung@medcoach.de

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzhinweise beziehen sich auf die Website www.medcoach.de, das Angebot MedCoach von Hermedicon - Herdlicka Medizin Consulting sowie den zugehörigen geschützten Bearbeitungsbereich. Das Angebot richtet sich ausschließlich an beruflich oder unternehmerisch handelnde Ärzte, Zahnärzte, Kliniken und sonstige Akteure im Gesundheitswesen.

3. Bereitstellung und Sicherheit der Website

Beim Aufruf dieser Website werden insbesondere die IP-Adresse, die angeforderte Adresse, Datum und Uhrzeit, Browser- und Betriebssystemangaben, die gegebenenfalls übermittelte zuvor besuchte Seite sowie technische Statusinformationen verarbeitet. Dies ist erforderlich, um die Website auszuliefern, Fehler zu untersuchen und Angriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer, zuverlässiger Betrieb unseres Internetangebots. Der Website-Code legt keine eigene Besucherdatenbank an. Der Hoster erstellt technische Zugriffs- und Fehlerprotokolle.

4. Hosting bei IONOS

Diese Website wird bei IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland, gehostet. IONOS verarbeitet für die Bereitstellung und Absicherung des Webhostings die erforderlichen technischen Daten als Auftragsverarbeiter. Nach Angaben von IONOS ist die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO für Verträge ab dem 19. Juli 2022 Bestandteil der Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Die Website-Dateien, bearbeiteten Texte, hochgeladenen Bilder und Zugangsdaten des Bearbeitungsbereichs werden auf unserem IONOS-Webspace gespeichert. Für das Lesen der Website und die Anmeldung zum Bearbeitungsbereich ist kein ChatGPT-Konto erforderlich.

5. Cookies, lokale Speicherung und Analyse

Im Website-Code sind keine Analysewerkzeuge, Werbepixel oder Cookies zur Besucherverfolgung eingebunden. Für den normalen Aufruf der Website setzt die Anwendung keine Cookies und verwendet keinen Local Storage. Beim Aufruf der Anmeldung oder des geschützten Bearbeitungsbereichs wird das technisch erforderliche Sitzungscookie medcoach_session gesetzt. Es enthält eine zufällige Sitzungskennung, ist nur über HTTPS übertragbar und für JavaScript nicht lesbar. Es wird als Sitzungscookie ohne dauerhafte Laufzeit gesetzt; Browser mit Sitzungswiederherstellung können es über einen Neustart hinaus behalten. Die Anmeldung wird serverseitig nach 30 Minuten Inaktivität, spätestens nach acht Stunden oder beim Abmelden ungültig. Die technisch erforderliche Speicherung und der Zugriff beruhen auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, die damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im Schutz der Inhaltsverwaltung.

6. Schriftarten, Bilder und externe Inhalte

Die verwendete Schriftart sowie die Website-Bilder werden über dieselbe Website-Adresse bereitgestellt. Es werden keine Schriftdateien von Google Fonts oder vergleichbaren externen Schriftservern im Browser nachgeladen. Derzeit sind keine eingebetteten Karten, Social-Media-Feeds, externen Videos, Newsletter-Anmeldungen oder Online-Buchungswerkzeuge in die Website integriert.

7. Kontakt per E-Mail oder Telefon

Wenn du uns per E-Mail, Telefon oder über die Terminanfrage kontaktierst, verarbeiten wir deinen Namen, deine Kontaktdaten und den Inhalt deiner Nachricht zur Bearbeitung deines Anliegens und zur Terminabstimmung. Soweit du selbst Vertragspartei bist und die Anfrage der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient, ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Bei Anfragen im Namen einer Praxis, Klinik oder anderen Organisation sowie bei sonstigen geschäftlichen Anfragen stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Bearbeitung geschäftlicher Anfragen und die Kommunikation mit Ansprechpartnern. Unsere Kontaktadresse beratung@medcoach.de ist bei IONOS eingerichtet. Eingehende Nachrichten werden an wolfgang@herdlicka.de weitergeleitet. Für dieses Zielpostfach erfolgt die technische Verarbeitung nach Auskunft unseres Dienstleisters über CosmoShop GmbH und deren Hosting-Dienstleister Limtec GmbH, anschließend über Barracuda zur Spam- und Schadsoftwareprüfung und schließlich über Microsoft 365 zur Bereitstellung und Verwaltung des E-Mail-Postfachs. Dabei können Absender- und Empfängeradressen, Nachrichteninhalte, Anhänge sowie technische Zustell- und Sicherheitsdaten verarbeitet werden. Outlook wird als E-Mail-Anwendung verwendet. Nachrichten werden gelöscht, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr benötigt werden, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder zulässigen Gründe zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen bestehen.

8. Geschützter Bearbeitungsbereich

Der geschützte Bearbeitungsbereich ist für den Website-Inhaber bestimmt. Zur Anmeldung speichern wir die hinterlegte E-Mail-Adresse und einen mit einem Einwegverfahren berechneten Passwort-Hash. Das Passwort selbst wird nicht im Klartext gespeichert. Sitzungsdaten enthalten die Berechtigung, eine zufällige Sicherheitskennung und Zeitangaben für die Anmeldung. Ungültige Anmeldeversuche werden als zeitlich begrenzter Zähler ohne eigene Speicherung der IP-Adresse erfasst; nach zehn Versuchen innerhalb von 15 Minuten werden weitere Versuche bis zum Ablauf dieses Zeitraums abgewiesen. Die Zugangsdaten werden bis zur Änderung oder Löschung des Redaktionszugangs aufbewahrt. Website-Texte und Bilder werden bis zur Änderung bzw. Entfernung verwendet. Beim Speichern wird der vorherige Textstand gesichert. Sicherungen, die älter als 30 Tage sind, werden beim nächsten Speichervorgang gelöscht. Nicht mehr im aktuellen oder einem aufbewahrten Inhaltsstand verwendete Uploads werden nach mindestens 30 Tagen beim nächsten Speichervorgang entfernt. Sitzungsdateien, die älter als einen Tag sind, werden dabei ebenfalls bereinigt; die Anmeldung wird unabhängig davon bereits nach den unter Cookies genannten Fristen ungültig. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Das berechtigte Interesse ist die sichere Verwaltung und Wiederherstellbarkeit der Website.

9. Empfänger und Übermittlungen in Drittländer

Für das Hosting dieser MedCoach-Website, die Speicherung der Formulardaten und den ersten Empfang von E-Mails an beratung@medcoach.de setzen wir IONOS SE ein. Für die Weiterleitung an wolfgang@herdlicka.de und die dortige E-Mail-Verarbeitung sind nach Auskunft unseres Dienstleisters außerdem CosmoShop GmbH (technische Betreuung und Bereitstellung der E-Mail-Infrastruktur), Limtec GmbH (Hosting-Dienstleister von CosmoShop), Barracuda (Spam- und Schadsoftwarefilterung) sowie Microsoft 365 (E-Mail-Postfach und Nachrichtenverwaltung) beteiligt. Diese Unternehmen bzw. Dienste können die für ihre jeweilige Aufgabe erforderlichen Kontakt-, Nachrichten- und technischen Daten erhalten. Die Website medcoach.de selbst wird bei IONOS gehostet; CosmoShop und Limtec werden hier wegen ihrer Beteiligung an der E-Mail-Verarbeitung genannt. Es wird kein externer Newsletter-, Terminbuchungs- oder Besuchertracking-Dienst in die Website eingebunden. Der Versand einer Nachricht an deine E-Mail-Adresse bezieht außerdem deinen E-Mail-Anbieter in die Zustellung ein. Im Website-Code werden keine externen Schriftserver, Karten, Social-Media-Feeds oder Werbenetzwerke angesprochen. Eine Anmeldung oder Datenübermittlung an OpenAI oder Cloudflare ist für die auf IONOS betriebene Website nicht Bestandteil der Anwendung.

10. Deine Rechte

Unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen hast du das Recht auf Auskunft über deine personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. e oder f DSGVO kannst du aus Gründen widersprechen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben (Art. 21 Abs. 1). Einer Verarbeitung für Direktwerbung kannst du jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 2). Zur Ausübung deiner Rechte kannst du dich an die oben genannten Kontaktdaten wenden.

11. Beschwerderecht

Du kannst dich nach Art. 77 DSGVO bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere am Ort deines gewöhnlichen Aufenthalts, deines Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes. Für private Unternehmen in Bayern kommt insbesondere das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, in Betracht.

12. Erforderlichkeit der Angaben und automatisierte Entscheidungen

Technische Verbindungsdaten sind erforderlich, um die Website auszuliefern. Zum Lesen der Website musst du kein Benutzerkonto anlegen und keine zusätzlichen personenbezogenen Angaben eingeben. Für den geschützten Bearbeitungsbereich sind Anmeldedaten erforderlich. Wenn bei einer Kontaktaufnahme notwendige Kontaktdaten fehlen, kann eine Anfrage möglicherweise nicht beantwortet werden. Der Website-Code trifft keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung und führt kein Profiling durch.

13. Änderungen dieser Hinweise

Diese Hinweise sind anzupassen, wenn sich Anbieter, Hosting oder Website-Funktionen ändern. Vor der Einbindung weiterer Dienste, beispielsweise einer Terminbuchung, eines Newsletters oder eines Analysewerkzeugs, müssen die damit verbundenen Datenverarbeitungen erneut geprüft werden.

14. Terminanfragen

Terminanfragen: Wir erheben deinen Namen, deinen bevorzugten Kontaktweg (Telefon oder E-Mail), die dazugehörige Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, den Wunschtermin, optional einen Alternativtermin und eine Nachricht. Diese Angaben dienen ausschließlich der Bearbeitung und Abstimmung des Termins. Es erfolgt kein Kalenderabgleich und keine automatische verbindliche Terminbuchung. Für die Rechtsgrundlagen gelten die Hinweise zur Kontaktaufnahme. Eine Terminanfrage führt nicht zur Anmeldung für weitere Informationen. Anfragen werden im geschützten Bereich gespeichert und als Benachrichtigung an unser Postfach bei IONOS übermittelt. Die Website-Einträge werden nach 180 Tagen seit der letzten Bearbeitung beim nächsten Formular- oder Verwaltungszugriff bereinigt; eine frühere manuelle Löschung ist möglich. Die Aufbewahrung der zugehörigen E-Mail-Korrespondenz richtet sich nach ihrem jeweiligen Zweck und den gesetzlichen Pflichten.

Freebie: Wenn du das kostenlose PDF anforderst, verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse und, falls angegeben, deinen Vornamen zur Bereitstellung und persönlichen Ansprache. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO für die angeforderte Bereitstellung. Nach dem Absenden des Formulars wirst du unmittelbar auf eine Downloadseite weitergeleitet. Für den PDF-Download ist keine Bestätigung deiner E-Mail-Adresse erforderlich. Der persönliche Downloadlink ist 30 Tage gültig. Die Angaben werden nicht allein durch die PDF-Anforderung für Werbung verwendet. Anforderungen ohne bestätigte Anmeldung für weitere Informationen werden nach 30 Tagen beim nächsten Formular- oder Verwaltungszugriff gelöscht.

Weitere Informationen per E-Mail: Nur wenn du das separate, nicht vorausgewählte Kästchen aktivierst, erhältst du eine Bestätigungs-E-Mail mit einem 48 Stunden gültigen Link. Erst wenn du die Anmeldung auf der verlinkten Seite ausdrücklich bestätigst, verwenden wir deine E-Mail-Adresse und optional deinen Vornamen für Tipps zu Teamführung, Kommunikation und Praxiskultur sowie Informationen zu unseren Workshops und Coaching-Angeboten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Die Einwilligung ist freiwillig; das PDF und eine Terminanfrage sind auch ohne sie möglich. Zum Nachweis speichern wir den Einwilligungstext, seine Version, den Zeitpunkt der Anforderung und den Zeitpunkt der Bestätigung. Du kannst die Einwilligung jederzeit für die Zukunft über deinen persönlichen Abmeldelink oder durch Nachricht an beratung@medcoach.de widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt. Aktive Einwilligungen bleiben bis zum Widerruf oder zur Beendigung des Verteilers gespeichert. Nach einem Widerruf werden die Daten aus dem aktiven Verteiler ausgeschlossen. Ein auf die erforderlichen Angaben begrenzter Nachweis kann noch bis zu drei Jahre für die Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO aufbewahrt werden; die Bereinigung erfolgt beim nächsten Formular- oder Verwaltungszugriff. Es erfolgt kein Newsletter-Öffnungs- oder Klicktracking. Bestätigungs- und Abmeldelinks dienen nur der Ausführung deiner Auswahl.

Schutz der Formulare: Die Formulare verwenden eine kurzlebige signierte Sicherheitskennung ohne Tracking-Cookie, ein unsichtbares Spam-Schutzfeld und eine Begrenzung der Anfragen. Dazu wird aus der technisch übermittelten IP-Adresse ein schlüsselabhängiger Prüfwert gebildet. Der Website-Code speichert dafür keine IP-Adresse im Klartext. Prüfwert, Zeitfenster und Zähler werden spätestens bei ihrer nächsten Bereinigung nach 24 Stunden entfernt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz vor Spam und Missbrauch. Die technischen Protokolle von IONOS sind davon getrennt zu betrachten.

Weiterführende Informationen

• Datenschutzinformationen von IONOS
• Datenschutzbeschwerde beim BayLDA